Tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Harri Kulju Photography:n ja Mellow Out Works:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.
Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:
Henkilötietojen käsittelijä
Harri Kulju photography / Mellow Out Works
Y-tunnus: 2666851-9
Fredrikinkatu 45
00100 Helsinki
puh. +358 (0) 45 201 2701
Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa
Harri Kulju
puh. +358 (0) 45 201 2701
Kenen tietoja käsittelemme?
- Asiakkaat
- Potentiaaliset asiakkaat
- Palveluntoimittajat
- Sidosryhmät
- Henkilökunta
- Työnhakijat
- Verkkosivustojen käyttäjät
Mistä saamme tiedot?
- Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään
- Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
- Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
- Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään
- Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
- Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään
- Verkkosivustojen käyttäjistä tiedot käyttäjältä itseltään
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?
- Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja tarvittessa esimerkiksi silloin, kun ex- asiakkaalla on maksurästejä.
- Palveluntoimittajan ja sidosryhmien tietoja säilytetään sopimusvelvoitteiden täyttymisen tai yhteistyön ajan sekä tarvittaessa pidempään (katso alla).
- Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
- Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 18 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.
- Verkkosivustojen käyttäjien tietojen käsittelystä katso palveluntarjoajien Privacy Policy (lista alla)
Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 31.12.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.
Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.
Näitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Työnantaja/yritys
- IP-osoite mikäli kävijä suostuu ottamaan vastaan evästeen (verkkosivustojen palveluntarjoajat käsittelevät)
Oikeutesi
- Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
- Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
- Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
- Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
- Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
- Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
Yhteyshenkilö henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin on Harri Kulju (katso yhteystiedot yllä).
Miksi käsittelemme tietojasi?
Pääosin käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan laskutuksen ja asiakkaaseen yhteydenoton mahdollistaminen. Yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa asiakkaisiin markkinointia, jos asiakas on tähän suostunut. Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Markkinointi
- Sidosryhmätoiminta
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, Palveluntoimittajia ovat keväällä 2018 mm.:
- Format: https://www.format.com/privacy_policy
- 500px: https://about.500px.com/privacy/
Kuinka suojaamme tietosi?
- Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
- Käytämme henkilökohtaisella salasanalla suojattuja IT ratkaisuja
- Käytämme palomuuria
- Suojaamme varmennustallenteet salasanalla
- Sitoutamme henkilökunnan salassapitosopimuksilla